Città di
Civitanova Marche

Con l’utilizzo a regime di un sistema di protocollo informatico e gestione documentale, tutte le comunicazioni di documenti tra cittadini, imprese e altre pubbliche amministrazioni avviene mediante l’uso della tecnologia (posta elettronica, posta elettronica certificata, cooperazione applicativa).

Il presente documento intende fornire indicazioni sui formati dei documenti informatici accettati dal Comune di Civitanova Marche in quanto, per le loro caratteristiche sono, al momento attuale, da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documento informatico , del sistema di conservazione e del protocollo informatico.

I formati descritti sono stati scelti tra quelli che possono maggiormente garantire i principi dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione e in base alla normativa vigente riguardante specifiche tipologie documentali.

Ai fini della formazione, gestione e conservazione, è necessario scegliere formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel suo ciclo di vita.

La scelta tra i formati dipende dalle caratteristiche proprie del formato e dei programmi che lo gestiscono. Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono:

• apertura
• sicurezza
• portabilità
• funzionalità
• supporto allo sviluppo
• diffusione
• immodificabilità
• staticità

Normativa di riferimento:

1. Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, capo IV – “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
2. Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 9 dicembre 2002 – “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali”;
3. Decreto legislativo del 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137;
4. Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 , e successive modificazioni, recante il “Codice dell’amministrazione digitale”;
5. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
6. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del del 2005”;
7. Manuale di gestione dei documenti informatici, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi del Comune di Civitanova Marche approvato con delibera di Giunta Comunale n. 15/2015 (http://www.comune.civitanova.mc.it/atti-generali-cms/manuale_di_gestione_documenti_informatici/);
8. Manuale di Conservazione della Regione Marche (http://www.regione.marche.it/Regione-Utile/Agenda-Digitale/Polo-di-conservazione-regionale#Documentazione).