Recapiti e contatti

Protocollo

  Informazioni

Telefono+39 0733 822 284
Indirizzo ufficioPiazza XX Settembre, 93
E-mail Peccomune.civitanovamarche@pec.it  (PEC)
Orariodal lunedì al venerdì dalle 10.30 alle 13.00 (escluso il giovedì) - martedì e giovedì dalle 15.30 alle 17.30
L'ufficio appartiene aAffari Generali
Competenze

L’Ufficio Protocollo assicura le attività di gestione dei flussi documentali (corrispondenza cartacea dell’Ente) in entrata e in uscita, la gestione informatica dei flussi documentali (documenti digitali) in entrata attraverso il gestionale in uso di protocollo informatico, attraverso il  quotidiano ritiro di tutta la corrispondenza indirizzata all’Amministrazione comunale presso l’ufficio postale e la predisposizione della corrispondenza cartacea in uscita, gestione della PEC istituzionale, assegnazione e smistamento della corrispondenza in entrata ai vari uffici. Il Protocollo svolge attività di accettazione allo sportello delle offerte per le gare d’appalto, delle domande di partecipazione ai pubblici concorsi e alle selezioni, di tutta la documentazione consegnata a mano con rilascio di ricevuta o timbro di ricezione sulla copia esibita e fornisce informazioni su richiesta in merito alle registrazioni di protocollo.

Annotazioni

COMUNICAZIONE CON LA PA – FORMATI ACCETTATI IN QUANTO IDONEI ALLA CONSERVAZIONE DIGITALE

Con l’utilizzo a regime di un sistema di protocollo informatico e gestione documentale, tutte le comunicazioni di documenti tra cittadini, imprese e altre pubbliche amministrazioni avviene mediante l’uso della tecnologia (posta elettronica, posta elettronica certificata, cooperazione applicativa).

Il presente documento intende fornire indicazioni sui formati dei documenti informatici accettati dal Comune di Civitanova Marche in quanto, per le loro caratteristiche sono, al momento attuale, da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documento informatico , del sistema di conservazione e del protocollo informatico.

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Ogg Media (audio / video)

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OpenDocument Format (Libre Office – testo)

ods

OpenDocument Format (Libre Office – foglio di calcolo)

odp

OpenDocument Format (Libre Office – presentazione)

odg

OpenDocument Format

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OpenDocument Format

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PKCS #7 Cryptographic message file (file firmato digitalmente)

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Plain text

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Portable Network Graphics

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S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions)

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Tagged Image File Format

tiff

Tagged Image File Format

I formati descritti sono stati scelti tra quelli che possono maggiormente garantire i principi dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione e in base alla normativa vigente riguardante specifiche tipologie documentali.

Ai fini della formazione, gestione e conservazione, è necessario scegliere formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel suo ciclo di vita.

La scelta tra i formati dipende dalle caratteristiche proprie del formato e dei programmi che lo gestiscono. Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono:

  • apertura

  • sicurezza

  • portabilità

  • funzionalità

  • supporto allo sviluppo

  • diffusione

  • immodificabilità

  • staticità

Normativa di riferimento:

  1. Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, capo IV – “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;

  1. Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 9 dicembre 2002 – “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali”;

  1. Decreto legislativo del 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137;

  1. Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 , e successive modificazioni, recante il “Codice dell’amministrazione digitale”;

  1. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;

  1. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del del 2005”;

  1. Manuale di gestione dei documenti informatici, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi del Comune di Civitanova Marche approvato con delibera di Giunta Comunale n. 15/2015 (http://www.comune.civitanova.mc.it/atti-generali-cms/manuale_di_gestione_documenti_informatici/);

  1. Manuale di Conservazione della Regione Marche (http://www.regione.marche.it/Regione-Utile/Agenda-Digitale/Polo-di-conservazione-regionale#Documentazione).

ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI AI SENSI DELLA L. 241/90

Il diritto di accesso consiste nel diritto degli interessati di prendere visione o di ottenere copia di documenti amministrativi (con le eccezioni previste a livello normativo). Lo possono esercitare tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale collegato ad una situazione che sia giuridicamente tutelata e connessa al documento oggetto di richiesta di accesso. È possibile richiedere ogni documento amministrativo inteso quale rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti.
La domanda può esser presentata: dal diretto interessato o da un suo delegato (legale rappresentante-difensore, procuratore, tutore, ecc). La delega, con copia fotostatica del documento di identità del delegante e del delegato, deve essere allegata alla richiesta.
Accesso informale: il diritto di accesso può essere esercitato in via informale, dietro semplice richiesta verbale all’ufficio che ha formato o detiene stabilmente il documento, se la tipologia del documento richiesto esclude la presenza di controinteressati. La valutazione se ammettere o meno l’accesso in via informale spetta al responsabile dell’ufficio.
Accesso formale: ove invece sia necessario compiere una valutazione più approfondita sull’interesse manifestato dal richiedente per accedere agli atti, o sulla eventuale presenza di controinteressati all’esercizio del diritto di accesso, è necessario presentare formale richiesta di accesso agli atti utilizzando l’apposita modulistica scaricabile dal sito o disponibile presso il Protocollo Generale del Comune di Civitanova Marche. La richiesta, sottoscritta dall’interessato può essere:
consegnata personalmente al Protocollo Generale del Comune di Civitanova Marche dal lunedì al venerdì dalle 10.30 alle 13.00 (escluso il giovedì) – martedì e giovedì dalle 15.30 alle 17.30
consegnata al Protocollo Generale del Comune di Civitanova Marche a mezzo di un delegato, munito di delega in carta semplice con copia fotostatica del documento di identità del delegante e del delegato, nei sopra riportati giorni e orari;
inviata attraverso il servizio postale, allegando la copia fotostatica del documento di identità del richiedente;
inviata per via telematica, attraverso la propria casella di Posta Elettronica (PEC o E-mail), all’indirizzo: comune.civitanovamarche@pec.it .
La domanda deve essere compiutamente compilata in ogni sua parte. Non saranno prese in considerazione le domande contenenti indicazioni generiche che non consentano di individuare con certezza il documento richiesto o di valutare l’interesse che fonda l’esercizio del diritto di accesso.
Il cittadino può richiedere: la visura, il rilascio di copia semplice di atti e documenti amministrativi (pagando le spese di riproduzione), il rilascio di copia conforme di atti e documenti amministrativi (pagando l’imposta di bollo e le spese di riproduzione).

Il rilascio di copie degli atti amministrativi è subordinato al preventivo versamento, da corrispondere al Servizio Economato o al Servizio competente, del costo di produzione, stabilito, con delibera di Giunta comunale n. 165 del 26.05.2016 in:
0,20 €/foglio fotocopie formato A4
0,30 € /foglio fotocopie formato A3
L’Amministrazione ha 30 giorni di tempo dalla presentazione dell’istanza per concludere il procedimento. SCARICA MODELLO RICHIESTA DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI

SCARICA MODELLO ACCESSO ATTI SERVIZIO EDILIZIA

 

  Personale

Giuseppa Venanzi

 

Gabriella Fiorelli

 

Angela Mosca

 

Maria Stella Pistone

 
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